Atender aos objetivos de qualidade, prazo e custo de cada projeto é um desafio constante para quem trabalha com gestão de obras. Mas saber como administrar uma obra com eficiência é ainda mais difícil quando, de repente, começam a surgir vários projetos dentro de um só.

Quando muitas demandas e informações se acumulam fica fácil perder o controle de obras e se deparar com atrasos e custos extras. E sabemos que não é isso o que você quer para a sua construtora. Certo?

No entanto, a melhor forma de evitar problemas é entender em detalhes o que deve ser definido em todo o passo a passo da construção. Todo o processo que começa com o estudo de viabilidade e vai até o cumprimento de prazos deve estar muito claro em sua mente para que os riscos de erros sejam reduzidos.

 

Para começo de história, o que é administração de obras?

Administração de obras ou gerenciamento de obras é um serviço que tem como objetivo garantir a execução de projetos de arquitetura e engenharia à risca.

Funciona como uma garantia de que tudo o que está previsto acontecerá dentro do prazo definido e orçamento estipulado. O que inclui cronograma de obra, equipe, orçamento, tempo e recursos. No Brasil, o gerenciamento de obras é regulamentado pela Lei 5.194/1996 e atribuída a arquitetos e engenheiros civis.

Como administrar uma obra com sucesso?

Uma administração de obras bem-sucedida deve ser capaz de reduzir custos e até mesmo prazos. Isso porque poderá detectar problemas e apontar alternativas para que as adversidades sejam resolvidas em tempo hábil.

Então, fazer a gestão de obras não se limita a controlar pessoas, materiais e recursos, mas também a qualidade das tarefas realizadas, a comunicação interna e o cumprimento do orçamento. Envolve o acompanhamento da execução da obra e a garantia de que o resultado final atenda às exigências do projeto inicial.

 

8 pontos de atenção para administrar uma obra com eficiência

Para ajudar você a passar longe de problemas e prejuízos financeiros, o melhor caminho é fazer sua obra por taxa de administração.

Alguns pontos podem variar de uma obra para outra, dependendo da estratégia produtiva ou técnica construtiva adotada, mas todos são fundamentais para o sucesso da gestão de obras. Por isso é importante um estudo prévio antes de qualquer decisão de execução. O que acontece na maioria das vezes são empresas que consideram o pré-orçamento como definitivo e isso é um risco altíssimo para realização do seu sonho.

 

1. Estudo de viabilidade

O estudo de viabilidade é o primeiro passo para planejar e executar qualquer empreendimento, independentemente do porte que tenha. Trata-se de uma análise sobre os custos de construção e as chances de venda.

É através dele que sua construtora pode entender se o investimento vale mesmo a pena ou se é hora de cair fora. Se o estudo de viabilidade identificar um alto retorno para o investimento, sinal positivo. Caso mostre o contrário, a construção deve ser cancelada.

Para evitar qualquer erro, inclua no levantamento os materiais e os métodos a serem usados na obra e também o custo com a contratação de mão de obra. E não se esqueça de avaliar outros fatores, como: limitações legais, restrições geotécnicas, taxa de ocupação e zoneamento urbano.

2. Orçamento

Como administrar uma obra sem saber se o projeto caberá dentro do orçamento previsto? Pois é, por esse motivo é importante fazer um levantamento de preços para a construção, além de quantitativos e de considerar também as variações do mercado.

Ao fazer o estudo do orçamento de obra é possível saber ao certo quanto ela custará. Com isso, os riscos são reduzidos e a gestão é aprimorada.

3. Planejamento de obras

Antes de se preocupar sobre como administrar uma obra é preciso planejar suas etapas, ações e recursos. Afinal, saber exatamente onde e como se pisa é muito melhor do que ter surpresas no tempo de execução e custos da obra. Concorda?

Com o planejamento de obra, sua construtora poderá saber quanto tempo e dinheiro o empreendimento a ser construído vai custar. Dessa forma, fica muito mais fácil economizar dinheiro na compra de materiais e na contratação de serviços.

Quanto melhor for esse planejamento, menores serão os desperdícios de materiais utilizados e também os retrabalhos e, consequentemente, o tempo de execução.

Pois bem, mesmo existindo várias formas de fazer o planejamento de obras, alguns passos não podem faltar:

• a escolha do terreno;
• a criação do projeto e a aprovação do alvará da obra pela prefeitura;
• a realização dos serviços preliminares no início da obra;
• a definição das fundações e estrutura;
• instalações hidráulicas e elétricas;
• esquadrias;
• impermeabilização;
• revestimentos e acabamentos;
• serviços complementares.

O que sua construtora precisa ter em mente é que o sucesso da gestão de obras depende do sincronismo das equipes na execução. E só se pode executar bem se o planejamento estiver completo. Certo?

Em suma, o planejamento deve trazer todos os detalhes sobre todas as etapas e tarefas envolvidas na obra e também seus custos.

4. Organização de tarefas

Para organizar as tarefas, é necessário primeiro planejar as atividades e informar os responsáveis, além de acompanhar o andamento dos serviços.

O acompanhamento de obras ajuda a garantir que tudo aconteça de acordo com as condições e especificações técnicas exigidas. Mas como estamos falando de uma série de atividades realizadas por diferentes prestadores de serviços, é fundamental criar rotinas de fiscalização e vistoria. Assim, possíveis desvios são identificados em tempo hábil para correções.

Para facilitar esse controle, os gestores devem fazer uso de check-lists para o acompanhamento de obras, ferramentas que facilitam a organização de listas de tarefas, além do entendimento sobre o que já foi finalizado ou o que atrasou.

E a papelada, como fica? Como documentos, notas e recibos também fazem parte do dia a dia do gestor de obras, precisam ser armazenados e mantidos sob controle. Tudo o que foi orçado e realizado deve ser registrado, assim como o que foi pago e recebido.

Se estiver cansado de pilhas de papéis para organizar a parte burocrática, a dica é pesquisar softwares de gestão de obras. Alguns oferecem documentos digitalizados, integrações com planilhas antigas e várias outras funcionalidades que ajudam a otimizar o tempo para a administração de obras.

5. Organização do canteiro de obras

Organizar o canteiro de obras para otimizar os trabalhos é um desafio constante para quem quer saber como administrar uma obra. Isso porque é nele que a mágica acontece.

Então, é preciso garantir que não ocorram desperdícios de mão de obra ou de materiais e falhas na execução.

Para evitar que a qualidade final do projeto de obra não seja prejudicada, veja estas dicas para fazer o planejamento do canteiro:

• defina os locais necessários para as instalações da obra, incluindo banheiros, carpintaria e depósitos;
• liste quais serão os materiais necessários para cada etapa da construção e compre apenas o que será utilizado;
• armazene os itens conforme suas especificidades para evitar prejuízos como a redução da qualidade;
• procure organizar a distribuição dos espaços de acordo com a funcionalidade específica do local, assim menores serão os deslocamentos de materiais e desperdícios;
• controle atividades, processos produtivos e o desempenho dos serviços para alavancar a produtividade da equipe;
• faça a gestão dos equipamentos de proteção individual para evitar custos extras como perda ou extravio.

6. Liderança e gestão da equipe

Como a falta de comunicação é um dos problemas que mais causam perdas na construção civil, é papel do gestor de obras transmitir informações com clareza.

Cada tarefa precisa ter um dono para que seja possível identificar mais rapidamente o responsável. E, quanto melhor a equipe entender o papel que tem dentro das atividades propostas, maior será a produtividade e menor o tempo ocioso.

No mais, o monitoramento da execução dos trabalhos deve ser contínua. Durante o controle de obras, o responsável precisa ainda acompanhar a equipe de trabalho, tirar todas as dúvidas, garantir a segurança dos trabalhadores e prevenir erros.

Para facilitar esse monitoramento, a dica é implantar avaliações de produtividade e qualidade, incluindo o uso de insumos.

Confira outras dicas para melhorar ainda mais a gestão da equipe ao coordenar uma construção:

• Baseie suas decisões em fatos para que o processo decisório seja coerente e justo;
• Evite sobrecarregar a equipe para não prejudicar a produtividade;
• Motive os colaboradores para que a sua equipe trabalhe com entusiasmo;
• Seja transparente e não deixe espaço para dúvidas;
• Dê feedbacks em tempo real para evitar falhas e aumentar a produtividade dos trabalhadores.

7. Controle do estoque de materiais

Como o controle do estoque de materiais tem tudo a ver com economia, é outra atividade essencial para evitar desperdícios e manter os gastos dentro do orçamento da obra.

Para efetuar esse tipo de gestão, crie o hábito de fazer listas com todos os produtos comprados e também um acompanhamento de como vêm sendo usados.

Pode parecer bobeira, mas isso faz uma grande diferença lá na frente. Sabe por quê? Torna mais fácil entender quando é hora de comprar novos materiais, o que reduz o tempo ocioso no canteiro de obras, que muitas vezes acontece quando faltam insumos.

É um jeito de controlar melhor a mão de obra contratada e também o material que está sendo usado. Com a programação de compra, por exemplo, você pode ter uma análise detalhada sobre o que é exigido em cada estágio da construção para evitar pausas indesejadas.

8. Acompanhamento do cronograma de execução de obras

Já ouviu falar que um bom cronograma de execução de obras deve ser capaz de prever problemas e possíveis imprevistos?

Para que possa ser atendido, procure unir todas as tarefas necessárias para a viabilização do projeto, os prazos previstos por fornecedores e prestadores de serviço e até mesmo os riscos de intempéries. Assim, todos estarão ainda melhor preparados para lidar com possíveis ajustes.

Toda obra está suscetível a riscos e imprevistos, então alterações são naturais e fazem parte do percurso. Mas quem sabe como administrar uma obra fará esses ajustes sem prejudicar os requisitos do projeto aprovado. Por essa e por todas as outras que elaborar um cronograma de execução de obras eficiente é tão importante.

Seja a diferença que você quer ver no seu projeto de obras

Com um passo a passo para facilitar a vida do gestor de obras fica muito mais fácil prosseguir com o planejamento e trazer eficiência ao processo, concorda?

Mas, de fato, a eficácia do projeto vai depender muito da equipe responsável. Para garantir que tudo siga conforme o planejado e nada saia dos trilhos, uma dica interessante é usar a tecnologia em benefício do gerenciamento de obras.

Como administrar uma obra com o apoio da tecnologia na construção civil

Com a ajuda de alguns softwares disponíveis no mercado é possível unir o controle de obras à gestão da construtora. O que simplifica desde o controle financeiro e planejamento até o trabalho de quem precisa saber como administrar uma obra dentro do canteiro.

Quer diminuir erros e organizar melhor o trabalho da sua equipe, além de controlar melhor todos os processos a partir de um só lugar? Ao usar tecnologias de gestão de obras e projetos isso já é possível. Algumas delas, inclusive, funcionam em nuvem e podem ser acessadas de onde você estiver.

Com o apoio desses softwares, você vai ver que ficará muito mais fácil e rápido registrar medições, controlar o fluxo de caixa, estoque, fornecedores e fazer comparações entre o que foi planejado e executado.

Outras grandes vantagens são poder fazer pedidos de materiais online junto a fornecedores parceiros e quebrar a distância entre a equipe e o cliente. Sua empresa pode enviar informações, fotos e registros sobre o andamento das obras em tempo real. Um diferencial competitivo e tanto, principalmente em tempos em que os clientes cobram cada vez mais da empresa a aderência à era digital!

Essa modalidade de contrato pode ser nova no quesito de entendimento do consumidor final mas é um prática que visa proteger o contrato junto ao cliente.

 

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